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五種方法助你開出充滿正能量的會議

作者:余鋒 發表于:2019-02-21 五種方法助你開出充滿正能量的會議

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會議無處不在,不僅不同性質的組織,比如企業、學校、醫院、政府等要開會;而且同一性質但不同類型的組織也如此。拿企業來講,無論是大企業、小企業、外資企業、亦或民營企業為了每天的經營運轉也都要開會。雖然有時我們的會議組織者做了精心準備,擁有完整日程,邀請全部與會者,明確會議的目標和主題。但是參加會議的人常常會在會議當中或結束后發出這樣的感慨:唉,又是一個浪費時間、毫無效果的會議。的確,我們有很多會議,看似討論了很多問題,頭腦風暴了很多提議,但是沒有落實到具體行動;或是會議開了很久,也通知了下一次什么時候再開,可就是沒有什么成效。為此,我提出五種方法,期待幫助大家把會議開得更有成效,少一些浪費,多一些成果,時間也能控制得更為適當。

第一,明確目的。這里你要注意幾件事情。首先,開會要邀請與會者,而每個人都很忙,手頭有很多事情要做。要想讓大家全力以赴,我們一定要事先明確會議的目標:是為了解決什么問題,還是希望發掘什么根本原因;是要給大家通報情況,還是其他什么事情需要了解澄清。另外,在開會的過程中,我們時不時會跑題。譬如原本會議是要討論A產品的質量問題,但是開著開著與會者就講到B產品的質量、C產品的服務、D產品的交貨等等,甚至還可能侃侃而談組織文化、員工的主觀能動性等等。這個時候,你作為會議主持人,要友好地提醒大家:今天會議的目的是討論A產品的質量問題,而不是其他的話題。請大家暫停一下,回到我們的主題上來。深入討論造成A產品質量問題的表象是什么、有什么數據支撐、表象后的根本原因是什么,可能的對策和采取的行動又該是什么。因此,無論是在會前、會議當中、會議結束之后,會議組織者都要有明確的目標。

第二,杜絕拖延。提高工作效率,是每一位員工,特別是管理者的重要職責。首先,大家都很忙,如果會議時間定為30分鐘,或是召開一個15分鐘的層級會議,我們就要想方設法確保在預定的時間內結束會議。作為會議組織者,你在開會之前就要想好如何充分利用這段時間,包括開場、推進、讓更多的員工參與,以及在預定的時間內完成會議確定的目標。其次,要讓自己和參會的同事做到言簡意賅,盡量用簡單明了的語言把問題、原因、方法和情況闡述清楚。為了嚴格控制時間,要有一張時間表。最好設個鬧鐘或計時器,讓參會的每個人知道自己有多少時間,是60秒還是3分鐘,已經用了多少時間,還有多少剩余時間;整個會議已經用了多少時間,還有多少剩余時間。最后,還有一個好辦法,就是盡量站著開會,很多醫學專家做了研究,發現“坐”是僅次于“抽煙”的對身體有很大傷害的行為。所以我們要在可能的條件下,讓員工多站一會兒。人站久了覺得不舒服。為了舒適,大家也會盡量把會議開得短一些,把問題說得清楚簡潔一些。總之,開會要杜絕拖延。

第三,積極向上。首先,在開會的時候要適當分享一些成功案例,恰如其分地鼓勵員工,告訴大家在過去的一段時間內團隊取得的成就(可能是一天,一周或一個月)、完成的任務,及時認可和表揚我們的團隊成員。其次,即使是壞消息,也要對事不對人,依事實、擺數據、看圖表,實事求是地分析存在的問題,而不是針對個人的人身攻擊。作為多年的管理者,我相信不會有員工上班是故意來搞破壞的;辛勤努力工作卻沒有任何成果,沒有人會感到心情愉快。我們的員工,包括我們自己,到公司來做事都希望有所成就。因此,如果工作出了問題,基本上是我們的流程出了問題。管理者、會議組織者要對事不對人,對過程不對員工。最后,無論在開會時批評了誰,指出了哪些問題,在會議結束之后,還是可以把過去這段時間,在我們班組和團隊當中出現的好人、好事、好成果,或者是其它部門對我們的表揚,與大家分享一下,讓會議充滿正能量。

第四,全員參與。無論是高層會議、團隊會議還是班組會議,確保全員參與都至關重要。不管你作為一名管理者有多么聰明、能干和勤奮,只靠一個人能夠做到的事情都極為有限。眾志成城,堅不可摧。如果你的團隊有成員沒有參與到會議當中,那么他也不太可能在會議結束后,積極投入到所確定的任務和行動中去。因此,在開會的時候,特別是在層級會議中,要留出一些時間,盡量讓每位參會者有機會發表自己的見解并提問。即使不能做到每一次會議、每一個人都能夠提問或參與的話,至少可以安排在一周內的各個層級會議中,每位員工都有機會分享和提問,鼓勵、表揚別人,分享成功的喜悅,提出他在工作中發現的問題和改進的方法。另外還有一個方法,就是在每周的例會當中,輪流安排一位會議值班人。當然這不僅僅是普通的值班,最好在開會前和他探討一下,如何為會議做好準備;在會議結束后,再和他交流一下,會議準備得如何,會議的過程是否流暢,通過組織會議有哪些心得體會,今后如果有機會再擔任會議值班人,組織臨時會議或者代理會議組織者,還有哪些工作可以做得更好、更完善。

第五,行動至上。盡管會議、討論、分享、表揚都很重要。但是,能夠讓我們團隊、讓我們的會議充滿正能量的是什么?那就是行動!不管會議開了多長時間,作為會議的組織者,你時時刻刻都要記住,會議結束之后要有三、五個具體的行動計劃。當然,霍尼韋爾公司開發的互聯分層會議軟件中自帶了RAIL模塊,就是行動列表。該模塊幫助大家確定做什么、誰來做、什么時候做完。歸根結底,一切為了行動,行動至上!

盡管會議是管理的重要方法之一,可是很多人不喜歡會議,是因為會議效果不好。很多時候,員工本來會前積極性就不高,開完了會議心情更糟糕、正能量更少,變得毫無動力與斗志。但是我相信,通過采用剛才介紹的五個方法:明確目的、杜絕拖延、積極向上、全員參與、行動至上,一定能夠讓你的會議更加卓有成效,讓你的員工在參加會議之后,心態更好,從而充滿正能量地投入到每天的工作當中。

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